make a post request to http://localhost:8000/allocate-interviews/{positionId}/ for a position where there are some applications, with interviewers and applicants available at least 24h in the future.

allocate interviews to blocks with the highest rating first

Plan for optimization

Rating will be based on 1) the number of available interviewers in the block, 2) num. of available interviewers in the preceding and succeeding blocks (if any), as well as 3) the time-length of the block.
Weighting of these factors will be important.

Demonstration:

Interviewers report unavailability in 30 min slots. From this availability is derived, and further time blocks are created which are differentiated by the count of interviewers available in the block.
In this system interviews would be allocated to the highest rated block first. As the blocks are filled the next highest rated block will be allocated interviews.

It is shown in the image bellow that the block at 20:00 to 20:30 where 4 interviewers are available would be filled before the block from 17:30 to 19:00, also where 4 interviewers are available.
This is because the first mentioned block is squeezed between two highly rated blocks.
The weighting and calculation can probably be adjusted for a more ergonomic interview schedule, but this is the gist of interview time blocks.

Showing time block rating calculation

Mail fra ISFiT:

1. Hvordan bestemmes intervjutidspunkter/sted hos dere?
2. Er det viktigst å minimere arbeidsmengden for de som organiserer intervjuene, eller for intervjuerne selv?
3. Hvordan gjennomføres intervjuene? Er det intervjuer for én eller flere stillinger samtidig, og varierer dette mellom gruppe/seksjon/gjeng?
4. Er det andre aspekter ved opptaks-prosessen deres vi burde kjenne til?

• 1. Intervjutidspunkter har tidligere blitt bestemt ved at de som skal intervjue har avtalt tid seg i mellom, og deretter sendt mail til søker om dette kan passe. Her er det mye forbedringspotensiale. Det vi kanskje kunne ønsket var at det var en innebygd kalender på nettsiden der både intervjuere og kandidaten kan legge inn opptatt-tider/ledige tider for intervjuet. Litt som UKA har i JSS, men gjerne litt mer brukervennlig. Enten slik at begge parter legger inn sine ledige tider i systemet, og systemet selv setter opp intervju tid, eller at søkerne legger inn og intervjuere får innsyn i det og velger ut fra når de selv kan. Første alternativet er mer automatisert og krever mindre fra oss, så kanskje den som er mest aktuell.
• 2. Denne er litt sånn “begge deler”-svar. Til nå så har opptaks-ansvarlige for hver seksjon ( 1 representant) kontinuerlig gått inn og sett om det har kommet søkere til deres seksjon. Deretter har de gitt relevante opplysninger om kandidaten til de som er ansvarlige for stillingene den har søkt. Jeg tror begge roller kan ha nytte av å få redusert arbeidsmengden. Jeg ser ikke for meg at noen av partene kan få noe særlig mer hvertfall.
• 3. I Isfit så har søker mulighet til å prioritere stillinger, og det er gjerne intervjuere fra de to øverste prioriterte seksjonene som holder intervju. Det intervjues med andre ord på tvers av seksjoner og gjenger. Og det blir holdt 1stk intervju med representanter fra de ulike gjengene, i motsetning til samfundet og kanskje mer i likhet med UKA.
• 4. Vi ønsker nok å implementere tilgangen intervjuere har til søkeren på lik linje med det UKA har i JSS. At intervjuernes "tilgang" til søkere legges inn på forhånd slik at systemet kan brukes både til å lese seg opp på hvilke intervjuer en har og med hvilke søkere. Selvfølgelig stegvis, slik at en kun får tilgang til den søker-gruppen som en skal intervjue. Dette burde være noe som administrator i systemet kan redigere og fordele tilganger på forhånd. Ellers hadde det vært fint å få vurderingen og fordeling av kandidater inn i systemet. Dette har til nå vært i masse forskjellige dokumenter hos oss. For oss er det da viktig at hver gjeng har mulighet til å vurdere sine søkere, og deretter kan rangere dem, og at vurderingen og rangeringen kobles videre til administrator hvor vi kan gjøre den endelige fordelingen. Vi ønsker også at søkertall, tidspunkt for søknader og aktivitet blir mulig å loggføre for statistikk. Om det hadde vært mulig å booke rom i tillegg i systemet så hadde det vært prima, men har også forståelse for at det kan bli litt mye.

#1134